L’archivage probant ou archivage électronique consiste à conserver tous types de documents électroniques numérisés ou scannés sur du long terme (3, 5, 10,30 ans…et plus) et vous permet de ne plus perdre vos documents papiers. Il vous permet ainsi de fournir vos documents à une administration ou à un tribunal.

Durées légales de conservation de documents
Papiers devant être conservés indéfiniment
Actes d’état civil (copies intégrales et extraits)
Jugements de divorce et d’adoption
Acte de reconnaissance d’un enfant
Contrat de mariage
Actes de donation
Livret de famille
Diplômes universitaires ou professionnels
Testaments et règlements de succession
Documents liés à un accident du travail.

Papiers devant être conservés au moins 10 ans
Devis, contrats, factures d’artisans
Commande, contrat, réception, dommages et malfaçons, factures des entrepreneurs et architectes
Charges de copropriété, correspondance avec le syndic, procès-verbaux d’assemblée générale

Papiers devant être conservés au moins 5 ans
Factures EDF-GDF
Bail et quittance de loyer en cas de location
Justificatifs des paiements des pensions alimentaires
Honoraires des avocats
Documents relatifs à un compte bancaire : talons de chèques, relevés de compte, bordereaux de remise de chèques…).
Bail : 5 ans après le départ.

Papiers devant être conservés au moins 4 ans
Avis d’échéance et preuves de paiement des contrats d’assurances vie et décès
Factures d’eau si distribuée par une personne publique
Justificatifs de paiement des impôts

Papiers devant être conservés au moins 3 ans
Justificatifs des documents ayant servi au calcul des cotisations sociales (fiches de paie..)
Déclarations de revenus, justificatifs des réductions et déductions d’impôts, avis d’imposition, justificatifs des règlements des impôts, avis de redevance audiovisuelle et justificatifs de paiement
Justificatifs du versement des allocations chômage (Assedic)

Papiers devant être conservés au moins 2 ans
Quittances d’assurances
Factures d’eau si distribuée par une entreprise privée
Décompte de remboursement prestations assurance maladie/ maternité

Papiers devant être conservés au moins 1 an
Facture de téléphone
Factures de transporteur
Certificat de ramonage
Avis d’impôts locaux

Durée de conservation fonction d’éléments spécifiques
Titre de propriété : jusqu’à la revente du bien
Décompte de versements d’indemnités journalières : au minimum jusqu’à liquidation des droits à la retraite
Carnet de santé de l’enfant et dossier scolaire : au moins jusqu’à sa majorité
Examens, médicaux, résultats d’analyse et radiographies : aussi longtemps que nécessaire
Bulletins de salaire, relevé des points de retraite : jusqu’à liquidation de la retraite
Contrats d’assurance habitation et automobile

Ces coffres sont totalement conformes aux exigences légales. Vous conservez tous vos types de documents. Ils sont très simples d’utilisation, sécurisés et surtout sans installation. Vous y accédez ou que vous soyez. Personne et même les développeurs ne peuvent savoir ce que vous y avez mis. De plus sa souplesse vous permet à tout moment d’augmenter sa volumétrie.

sources wikipedia 2013

Qu’est ce que l’archivage légal électronique ?

Pourquoi recourir aux coffres Archives légal solutions ?
L’archivage légal (probant) électronique répond à des besoins et obligations légales.

Les coffres Archives légal solutions vous offre toutes les garanties nécessaire comme :

un espace confidentiel
un accès sécurisé, immédiat
pas de perte de documents
tous les documents bénéficient de la conformité et la légalité préconisée par les textes légaux,
la traçabilité
récupération des documents à tout moment et sans dommage,
preuves numériques
horodatage des échanges
scellement cryptographique des documents par signature électronique 20
réversibilité (mode public),
interopérabilité par API et Web service.
Tous vos documents non matérialisés ont ainsi une valeur d’originaux numériques.

Conformité aux normes NF Z422013 et iso 14641-1 et 242-020, conformité aux préconisations de la communauté européenne et standards internationaux.